Bekanntmachung
Öffentlicher Teilnahmewettbewerb
Titel: Dienstleistungskonzession über die Durchführung der Weihnachtsmarktveranstaltung in der Dormagener Innenstadt

Vergabeverfahren:
Freihändige Vergabe mit vorgeschaltetem öffentlichem Teilnahmewettbewerb

 

Auftraggeber/Veröffentlicher:
Stadtmarketing- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft
Dormagen mbH (SWD)
Unter den Hecken 70
41539 Dormagen
www.swd-dormagen.de

 

Dormagen, den 22. März 2019

 

1. Allgemeines
Die Stadtmarketing- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft Dormagen mbH (SWD) ist satzungsgemäß u.a. für die Veranstaltung von Märkten auf dem Paul-Wierich-Platz / Kölner Straße zuständig. Die SWD sucht nun Interessenten für die Ausrichtung eines Weihnachtsmarktes in der Dormagener Innenstadt für den Zeitraum 2020-2024. Im Rahmen ihrer Verfügungsrechte überlässt die SWD dem ausgewählten Veranstalter hierfür die nicht in die Bereiche von Fahrbahn, Rettungsgassen und Eingängen fallenden oder ähnlichen Ausschlusskriterien unterliegenden öffentlichen Verkehrsflächen des Paul-Wierich-Platzes und der Kölner Straße zwischen den Häusern Nr. 73 und Nr. 127 (Kölner Straße / Ecke Nettergasse und Kölner Straße / Ecke Marktstraße).

Der Weihnachtsmarkt findet jährlich ab dem Freitag vor dem 1. Advent bis zum 4. Advent, maximal aber bis zum 23. Dezember in der Dormagener Fußgängerzone statt. Die tägliche Betriebszeit ist 11:00 bis 22:00 Uhr. Abweichende Öffnungszeiten sind in Abstimmung mit dem Ordnungsamt und der SWD grundsätzlich möglich. Die Aufbau-, Musik- und Öffnungszeiten der Veranstaltung müssen von den zuständigen Behörden genehmigt werden.

Es handelt sich um eine zu vergebende Dienstleistungskonzession, Hauptort der Dienstleistung ist Dormagen.

2. Mindestanforderungen
Von den Interessenten sind folgende Mindestanforderungen zu erfüllen:

  • Der Veranstalter soll mit örtlichen Organisationen und Gruppen wie der City-Offensive Dormagen e.V., Stadt Dormagen, der SWD sowie Vereinen und örtlichen Musikgruppen zusammenarbeiten und sie in die Programmgestaltung einbinden. Die Durchführung eines verkaufsoffenen Sonntages muss auf der oben genannten Fläche gewährleistet sein. Bzgl. der Durchführung der regelmäßigen Wochenmärkte dienstags und freitags hat eine Abstimmung mit der SWD zu erfolgen.
  • Gewünscht ist eine ansprechende, einheitliche Gestaltung und eine lichttechnische Ausleuchtung des Platzes, die eine weihnachtliche Atmosphäre schafft und somit dem Charakter eines Weihnachtsmarktes gerecht wird. Für die Dekoration soll ausschließlich natürliches Grün (z.B. Tannenbäume) verwendet werden.
  • Der Veranstalter stellt eine Bühne auf und übernimmt in Abstimmung mit der SWD die Gestaltung, Dekoration und beschallungstechnische Ausstattung der Bühne und sorgt für ein attraktives Bühnenprogramm. Es ist nur eine weihnachtliche und zentral gesteuerte Hintergrundmusik zulässig. Ein Bühnenprogramm muss weihnachtlich geprägt und entsprechend ausgerichtet sein. Hierzu zählen bspw. Liveauftritte von Chören, Bands und Theateraufführungen. Auch Mitmachaktionen für Kinder, z.B. realer Weihnachtsmann, sollen im Rahmenprogramm enthalten sein.
  • Die entsprechenden Rettungswege in der Kölner Straße und vor dem historischen Rathaus (Paul-Wierich-Platz (hier: 5,5 m) sind einzuhalten, die Aufbauten sind entsprechend zu platzieren. Die Gestaltung der Aufbauten hat so zu erfolgen, dass jederzeit eine Querung des Platzes für Fußgängerinnen und Fußgänger sowie mobilitätseingeschränkte Personen möglich ist.
  • Der Weihnachtsmarkt soll neben passenden Verzehrständen auch attraktive Verkaufsstände mit kunsthandwerklichen weihnachtlichen Artikeln (z.B. Advents- und Weihnachtsschmuck, kunsthand-werkliche Holzartikel, Töpfereiwaren, Glasbläserartikel und Kerzen) und darüber hinaus Attraktionen wie z.B. eine Schlittschuhbahn umfassen. Die Attraktionen sollen einen hochwertigen Charakter haben und zur weihnachtlichen Stimmung beitragen. Bei der Vergabe der Standplätze werden Dormagener Unternehmen bevorzugt behandelt. Eine Verpflichtung besteht jedoch nicht.
  • Der Ausschank von Glühwein, alkoholischen und alkoholhaltigen Heißgetränken sowie alkoholfreien Kalt- und Heißgetränken darf nur unter Verwendung von Keramiktassen und Pfand-Mehrwegbechern erfolgen. Der Preis für ein alkoholfreies Getränk muss deutlich unter den Preisen für alkoholische Getränke liegen. Neben einem reichhaltigen Angebot von Speisen, Imbisswaren (z. B. Reibekuchen, Bratwurst u. ä.) und Getränken sind weihnachtliche Backwaren und sonstige Süßspeisen zulässig. Die gastronomischen Stände dürfen max. 25 % der insgesamt genehmigten Verkaufsstände beanspruchen.
  • Nicht zugelassen sind Handelstätigkeiten, die nach Art und Weise geeignet sind, dem Veranstaltungszweck zu widersprechen. Hierzu zählen u.a. die unentgeltliche Abgabe von Warenproben, volksfestübliche Gegenstände und marktschreierische Anpreisungen von Waren. Es sind, mit Ausnahme von Kinderfahrgeschäften, keine Schaustellerfahrgeschäfte zugelassen.

Die Aufbauzeit des Weihnachtsmarktes darf insgesamt 8 Werktage vor Beginn und die Abbauzeit 4 Arbeitstage bis 31.12. nicht überschreiten.

Für die Vorbereitung, während der Veranstaltung sowie der Auf- und Abbauarbeiten ist eine verantwortliche Person als zentrale Ansprechpartnerin bzw. als zentraler Ansprechpartner zu benennen und die Erreichbarkeit (mindestens während der Öffnungszeiten) zu gewährleisten.

Zwingende Voraussetzung für die Ausführung ist die Verfügbarkeit vor Ort in Dormagen, da die Ausführung mit lokalen Akteuren (Bewohnern, Initiativen etc.) beinhaltet. Die Kommunikation mit Hilfe moderner Medien ist hier nicht ausreichend.

Sämtliche Kosten für die Errichtung, den Betrieb und den Aufbau hat alleine der Interessent zu tragen. Es ist zulässig, sich hierzu auch örtliche Kooperationspartner zu suchen. Der Veranstalter hat die Marktfestsetzung und die gaststättenrechtlichen Erlaubnisse zu beantragen. Der Veranstalter übernimmt alle zu der Veranstaltung gehörenden Rechte und Pflichten einschließlich der gesamten Haftung. Der Veranstalter schließt alle zur Planung und Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Versicherungen ab. Der Veranstalter wird die Veranstaltung rechtzeitig bei allen erforderlichen Behörden anmelden. Sämtliche von den Behörden gestellten Auflagen werden vom Veranstalter erfüllt.

3. Einzureichende Unterlagen
Mit Bezug zum Konzessionsgegenstand und zur Kurzbeschreibung der Konzession werden im Teilnahmeantrag von den Bietern die nachfolgenden spezifischen Kenntnisse und Erfahrungen gefordert, die jeweils durch aussagekräftige Belege / Referenzen nachzuweisen sind. Interessenten werden gebeten, eine entsprechende Bewerbung bis zum 03. Mai 2019 (12.00 Uhr MEZ) unter Vorlage

  • eines Anschreibens,
  • einer kurzen Unternehmensbeschreibung,
  • eines Nachweises über Erfahrungen (Referenzen) als Veranstalter gleicher oder ähnlicher Märkte,
  • eines detaillierten (baulichen) Veranstaltungskonzeptes (inkl. Plänen) mit Ausführen insbesondere zu:
    • Zeitplanung für den Auf- und Abbau,
    • Übersicht zum Sortimentmix (mit Beispielen der geplanten Stände),
    • Lageplan (bezogen auf die Platzfläche mit sämtlichen Aufbauten, einschließlich der Flucht- und Rettungswege und den Bewegungs- und Aufstellflächen der Feuerwehr),
    • Reinigungs- und Sanitärmaßnahmen,
    • Werbe- und Marketingplanungen,
    • Gestaltungsplan (mit umfangreicher Dokumentation bzgl. des geplanten und beabsichtigten Erscheinungsbildes des Weihnachtsmarktes – idealerweise in digitaler Form) und
    • detaillierter Finanzierungsplan (inkl. eines Angebotes für ein Nutzungsentgelt)

vorzulegen.

4. Frist für die Einreichung
Alle Bewerber haben ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen in schriftlicher Form bis zum 03. Mai 2019 (12.00 Uhr MEZ) einzureichen.

5. Sonstige Informationen
Die Unterlagen für den öffentlichen Teilnahmewettbewerb werden im Internet auf der Wirtschaftsseite der SWD unter www.swd-dormagen.de kostenlos zur Verfügung gestellt.

6. Auswahlverfahren
Das Auswahlverfahren ist zweistufig. Nach Eingang der Bewerbungen werden diese durch die SWD in Kooperation mit der zentralen Vergabestelle der Stadt Dormagen hinsichtlich der Eignung und der pflichtigen Mindestinhalte geprüft. Sollten hiernach mehrere Bewerber verbleiben, wird die SWD eine Vorauswahl treffen. Maximal drei Bewerber werden zu einer Vor-Ort-Präsentation eingeladen. Die Vor-Ort-Präsentation und die Auswahl des Partners durch eine interdisziplinäre Fachjury erfolgt voraussichtlich in der KW 20 (Woche: 13. bis 17. Mai 2019).

Kriterien für die Auswahl:

  1. Fachliche Eignung / Referenzen (25%)
  2. Leistungsfähigkeit (25%)
  3. Konzept (40%)
  4. Einbindung lokaler Akteure (10%)

Anfragen richten Sie bitte bis zum 12. April 2019 ausschließlich per E-Mail an thomas.schmitt@swd-dormagen.de. Die gesammelten Fragen und Antworten werden aus Gründen der Transparenz und Gleichberechtigung allen Bewerbern auf der SWD-Internetseite (www.swd-dormagen.de) bis zum 17. April 2019 zur Verfügung gestellt.

7. Anschrift für die Abgabe
Stadtmarketing- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft Dormagen mbH (SWD)
Unter den Hecken 70
41539 Dormagen
z.H. Herrn Thomas Schmitt

WICHTIG: Der Teilnahmeantrag ist mit einem Teilnahmeaufkleber

„Öffentlicher Teilnahmewettbewerb
Titel: Dienstleistungskonzession über die Durchführung der Weihnachtsmarktveranstaltung in der Dormagener Innenstadt"

zu versehen und in einem verschlossenen Umschlag abzugeben.

Die Teilnahmeanträge sind in deutscher Sprache abzufassen. Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Antragseröffnung nicht zugelassen.

8. Nachprüfungsstelle
Rhein Kreis-Neuss, Kommunalaufsicht: Kreishaus Grevenbroich, Auf der Schanze 4, 41515 Grevenbroich

 

Alle Informationen zum Download finden Sie hier:

Pläne des Veranstaltungsbereiches:

 

 

Kontakt und Informationen:
Thomas Schmitt
Büro: 02133/257-664 |  E-Mail: thomas.schmitt@swd-dormagen.de

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Tel.: 02133/257-416
Fax: 02133/257-77-416
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